Datenschutz

Stand: 02.11.2026

Mediform nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

1. Einsatzzweck und Wirkungsumfang

Diese Datenschutzerklärung betrifft den Besuch und die Nutzung von www.mediform.io. Gemäß Art. 4 Ziffer 1. der Verordnung (EU) 2016/679, also der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend nur „DSGVO“ genannt), gilt als „Verarbeitung“ jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.

Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie insbesondere über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Zudem informieren wir Sie über die von uns eingesetzten Fremdkomponenten.

2. Informationen über uns als Verantwortliche

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Mediform GmbH
Lammstr. 21
76133 Karlsruhe

Inhaber der Website:

Die Website https://mediform.io wird von der Mediform GmbH betrieben.

Datenschutzbeauftragter:

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Andrej Lohn
E-Mail: datenschutz@mediform.io

Postanschrift:

Mediform GmbH
z.Hd. Datenschutzbeauftragter Andrej Lohn
Lammstr. 21
76133 Karlsruhe

3. Logdateien

Aus technischen Gründen, insbesondere zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Internetauftritts, werden Daten durch Ihren Internet-Browser an uns übermittelt. Mit diesen sog. Server-Logfiles werden u.a. folgende Daten erhoben:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Name Ihres Access-Providers

Die personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, stammen ausschließlich von Ihnen als Nutzer unserer Website.

Die oben aufgeführten Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Ein Zugriff auf diese Daten erfolgt nur bei begründetem Verdacht auf Angriffe auf unsere Infrastruktur oder zu Fehlerbehebungszwecken. Wir erheben diese Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am sicheren und fehlerfreien Betrieb unserer Server-Infrastruktur, der Bekämpfung von Missbrauch und der Verfolgung von Straftaten, wobei wir bei der durchzuführenden Interessenabwägung zu dem Ergebnis gelangt sind, dass Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nicht überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Server-Logfiles speichert für uns Grafana Labs in der EU-Region. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Grafana Labs Ireland Limited, Unit 3100, Lake Drive, Citywest, Dublin 24, D24 AK82, Irland; Empfängerin bei Übermittlungen in die USA ist die Raintank, Inc. d/b/a Grafana Labs, 165 Broadway, 23rd Floor, New York, NY 10006, USA. Grafana Labs ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; es bestehen zusätzlich Standardvertragsklauseln. Wir löschen die Server-Logfiles nach 30 Tagen. Fordern Sie einen Testanruf an, enthalten die Server-Logfiles zusätzlich die in Ziffer 8 genannten Angaben.

4. Cookies

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien nur mit Ihrer Einwilligung – zur Analyse, zur Messung des Erfolgs unserer Werbeanzeigen, zur Ausspielung personalisierter Werbung und zur Fehlerdiagnose (§ 25 Abs. 1 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Cookies sind kleine Textdateien, die von Ihrem Browser auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Technisch notwendige Cookies setzen wir nicht ein.

Sie können die Cookies über das Cookie-Banner und den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß verwalten.

Ihre Auswahl speichern wir nicht in einem Cookie, sondern als Eintrag „cookie-consent-v2“ im localStorage Ihres Browsers (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Dieser Eintrag hat kein automatisches Ablaufdatum; er bleibt gespeichert, bis Sie eine neue Auswahl treffen oder ihn über die Website-Daten Ihres Browsers löschen. Wählen Sie auf unserer Preisseite ein Land, speichern wir es als Eintrag „price-country“ im localStorage Ihres Browsers, damit die Preise beim nächsten Besuch in derselben Währung erscheinen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Dieser Eintrag enthält nur den Ländercode, hat kein automatisches Ablaufdatum und lässt sich ebenfalls über die Website-Daten Ihres Browsers löschen. Daneben legt unsere Website beim Navigieren kurzlebige technische Daten (etwa Scroll-Positionen) im sessionStorage Ihres Browsers ab; diese sind für die Seitennavigation erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und werden beim Schließen des Tabs automatisch gelöscht.

Die Ablehnung von Cookies schränkt die Nutzung unserer Website nicht ein.

Cookie-Banner auf der Seite

Wir, die Mediform GmbH, nutzen Cookies und ähnliche Technologien für Analyse, Werbung und Fehlerdiagnose – jedoch nur mit Ihrer Einwilligung. Diese können Sie jederzeit widerrufen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung (https://mediform.io/datenschutz) und im Impressum (https://mediform.io/impressum).

[Einstellungen] [Alle ablehnen] [Alle akzeptieren]

Über [Einstellungen] sowie über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß können Sie jeden Zweck einzeln aktivieren oder deaktivieren:

• Analyse: Auswertung der Nutzung unserer Website (Google Analytics, siehe Ziffer 5a).
• Werbung: Messung des Erfolgs unserer Anzeigen und personalisierte Werbung (Google Ads, siehe Ziffer 5b). Zusammen mit „Analyse“ ermöglicht dies auch geräteübergreifende Auswertungen („Google Signals“).
• Fehlerdiagnose: Erfassung technischer Fehler samt kurzer Sitzungsaufzeichnung im Fehlerfall (Sentry, siehe Ziffer 5d).

Informationen zu Zweck und Dauer der eingesetzten Cookies finden Sie im folgenden Abschnitt.

5. Analysetools und Marketing

a) Google Analytics

Wir verwenden Google Analytics 4 zur Webanalyse. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Empfängerin bei Übermittlungen in die USA ist die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Erfasst werden u.a.:

• Nutzeranzahl
• Sitzungsdauer
• Ungefährer Standort
• Browser- und Gerätetyp

Google Analytics setzt hierfür die Cookies _ga und _ga_E41N47MTZ2 mit einer Laufzeit von bis zu zwei Jahren (einige Browser begrenzen die Laufzeit auf 400 Tage). Zudem nutzen wir "Google Signals" für geräteübergreifende Analysen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die erhobenen Daten werden nach 14 Monaten gelöscht; für Daten aus "Google Signals" beträgt die Speicherdauer 26 Monate. Google ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; es bestehen zusätzlich Standardvertragsklauseln.

b) Google Ads (Conversion-Tracking und Remarketing)

Wir verwenden Google Ads, um Werbeanzeigen zu schalten und deren Erfolg zu messen. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Empfängerin bei Übermittlungen in die USA ist die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Gelangen Sie über eine unserer Anzeigen auf unsere Website, hängt Google der Ziel-URL eine Klick-Kennung ("gclid") an, die im Cookie _gcl_aw (Laufzeit 90 Tage) gespeichert wird; bei Klicks auf Apple-Geräten kann stattdessen eine vergleichbare Kennung ("gbraid") im Cookie _gcl_gb (Laufzeit 90 Tage) gespeichert werden. Zusätzlich setzt Google Ads nach Ihrer Einwilligung das Cookie _gcl_au (Laufzeit 90 Tage) mit einer zufällig erzeugten Kennung zur Zuordnung von Conversions. Die Klick-Kennungen legt Google zusätzlich als Eintrag _gcl_ls im localStorage Ihres Browsers ab (Speicherdauer entsprechend den genannten Cookies); beim Widerruf Ihrer Einwilligung entfernen wir diesen Eintrag zusammen mit den Cookies. Senden Sie das Kontaktformular ab oder fordern Sie einen Testanruf an, melden wir dieses Ereignis als "Conversion" an Google Ads, sodass es der vorangegangenen Anzeige zugeordnet werden kann. Die Inhalte Ihrer Anfrage werden dabei nicht an Google übermittelt.

Daneben nutzen wir Google Ads, um Ihnen personalisierte Werbung anzuzeigen (Remarketing). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Werbe-Cookies gesetzt und keine Conversion-Daten an Google übermittelt. Beim Conversion-Tracking und Remarketing verarbeitet Google die erhobenen Daten teilweise als eigenständiger Verantwortlicher (siehe Ziffer 14). Google ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; es bestehen zusätzlich Standardvertragsklauseln.

c) HubSpot

Wir verwenden HubSpot (HubSpot Germany GmbH, Am Postbahnhof 17, 10243 Berlin) als CRM-System zur Bearbeitung von Anfragen. Senden Sie das Kontaktformular ab oder hinterlassen Sie bei einem Testanruf Ihre E-Mail-Adresse, übermitteln wir Ihre Angaben und die Seite, auf der Sie die Anfrage abgesendet haben, serverseitig an HubSpot, wo sie zur Bearbeitung und Nachverfolgung Ihrer Anfrage gespeichert werden (siehe Ziffern 8 und 10).

HubSpot bindet auf unserer Website keine Inhalte ein und setzt keine Cookies; eine Analyse Ihres Nutzungsverhaltens auf unserer Website durch HubSpot findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage). Mit HubSpot besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO (siehe Ziffer 14).

d) Sentry (Fehler-Monitoring)

Wir verwenden Sentry (Functional Software Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA) zur Erfassung und Diagnose technischer Fehler auf unserer Website. Unser Sentry-Konto wird in der EU-Region (Frankfurt am Main) betrieben; die im Rahmen des Dienstes erhobenen Daten werden primär innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert.

Bei einem Fehler im Browser oder auf dem Server werden u.a. folgende Daten an Sentry übermittelt:

• Browser, Betriebssystem, Bildschirmauflösung, Sprache
• Aufgerufene URL, Referrer-URL und Routenparameter
• Fehlermeldung, Stacktrace und vorangegangene Nutzerinteraktionen (Breadcrumbs)
• Im Fehlerfall eine kurze Sitzungsaufzeichnung (Session Replay) der unmittelbar vor dem Fehler aufgetretenen Interaktionen (DOM-Änderungen, Klicks, Scrollen, Netzwerkmetadaten). Reguläre Sitzungen ohne Fehler werden nicht aufgezeichnet.

Sentry setzt für diese Funktion keine Cookies. Für die Sitzungsaufzeichnung speichert Sentry eine Sitzungskennung im sessionStorage Ihres Browsers (Eintrag sentryReplaySession), die beim Schließen des Tabs automatisch gelöscht wird. Wir haben Sentry zudem so konfiguriert, dass Ihre IP-Adresse, Cookies und HTTP-Header nicht an Sentry übermittelt werden.

Wir unterscheiden zwei Verarbeitungssituationen:

• Im Browser (Fehler im Browser sowie die Sitzungsaufzeichnung) erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Ihre Einwilligung wird Sentry im Browser nicht initialisiert; eine browserseitige Datenerhebung (einschließlich Sitzungsaufzeichnung) sowie eine Übermittlung von Daten an Sentry finden in diesem Fall nicht statt.
• Auf dem Server werden technische Fehler unabhängig von einer Einwilligung erfasst, da ein Fehler bereits während der Bearbeitung Ihrer Anfrage auftritt und nicht von einer vorherigen Einwilligung abhängig gemacht werden kann. Erfasst werden hierbei ausschließlich nicht unmittelbar identifizierende technische Daten (z.B. Fehlermeldung, Stacktrace, aufgerufene Route); IP-Adresse und HTTP-Header werden dabei nicht übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und fehlerfreien Betrieb unserer Infrastruktur sowie an der Missbrauchsbekämpfung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), entsprechend der unter Ziffer 3 (Logdateien) beschriebenen Verarbeitung.

Eine Übermittlung in Drittstaaten (insbesondere USA) erfolgt nur in Ausnahmefällen, etwa bei Konzern-Subunternehmern von Sentry, und wird durch Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert. Sentry ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Die Aufbewahrungsfristen in unserem Sentry-Konto betragen 90 Tage für Fehlermeldungen und 30 Tage für sonstige Logeinträge.

e) Slack

Wir verwenden Slack, um unser Vertriebsteam intern über neue Anfragen zu benachrichtigen. Anbieter ist die Slack Technologies Limited, Salesforce Tower, 60 R801, North Dock, Dublin, Irland; Empfängerin bei Übermittlungen in die USA ist die Slack Technologies, LLC, 50 Fremont Street, San Francisco, CA 94105, USA. Slack speichert die übermittelten Daten in den USA. Slack nimmt über Salesforce am EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) teil; es bestehen zusätzlich Standardvertragsklauseln.

Fordern Sie einen Testanruf an, übermitteln wir nach dem Anruf Ihre Telefonnummer, ggf. Ihre E-Mail-Adresse und die Seite, auf der Sie den Anruf angefordert haben, serverseitig an Slack (siehe Ziffer 8). Senden Sie das Kontaktformular ab, übermitteln wir die in Ziffer 10 genannten Angaben an Slack.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) sowie unser berechtigtes Interesse an einer schnellen internen Bearbeitung neuer Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Nachrichten in Slack löschen wir nach 365 Tagen automatisch. Mit Slack besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO (siehe Ziffer 14).

6. Webshop und Abschluss von Subscription-Lizenzen für MediVoice

Wenn Sie über unseren Webshop eine Subscription-Lizenz für MediVoice erwerben, erheben und verarbeiten wir im Rahmen des Bestellprozesses personenbezogene Daten (wie z.B. Name, Anschrift, Zahlungsdaten, E-Mail-Adresse) sowie ggf. praxisbezogene Informationen. Sofern Sie eine Webseite für Ihre Praxis angeben, werden zum Zwecke der Vereinfachung des Bestellprozesses öffentlich zugängliche Daten Ihrer Praxis-Webseite automatisiert ausgelesen und verarbeitet. Die Verarbeitung dient der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, dem Abschluss und der Abwicklung des Vertrages, sowie der anschließenden Einrichtung, Konfiguration und Individualisierung des Systems (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die im Rahmen des Kaufs angegebenen E-Mail-Adressen sowie weitere Kontaktdaten werden zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen, insbesondere zur Nutzerverwaltung, Lizenzverwaltung, Kommunikation im Rahmen des Onboardings sowie zur Benachrichtigung über relevante produktbezogene Informationen und Systemereignisse genutzt.

Die im Zusammenhang mit dem Bestellvorgang und der Diensterbringung gespeicherten personenbezogenen Daten löschen wir, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Hinweis: Alle weiteren Betroffenenrechte und datenschutzrechtlichen Hinweise gemäß dieser Datenschutzerklärung gelten entsprechend auch für diese Vorgänge.

7. Spam- und Missbrauchsschutz

Zum Schutz vor automatisierten Zugriffen, Spam und missbräuchlicher Nutzung setzen wir auf unserer Website den Dienst „Private Captcha“ ein. Der Dienst kommt an verschiedenen Stellen unserer Website zum Einsatz, insbesondere bei Formularen und interaktiven Funktionen, bei denen ein erhöhtes Risiko automatisierter oder missbräuchlicher Nutzung besteht. Anbieter ist die Intmaker OÜ, Pärnu mnt 139b, 11317 Tallinn, Estland (Registrierungscode 16430441). Der Anbieter ist insoweit unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Beim Aufruf einer durch Private Captcha geschützten Seite lädt Ihr Browser ein JavaScript-Widget aus dem Content-Delivery-Netzwerk des Anbieters (cdn.privatecaptcha.com) und löst im Hintergrund eine Rechenaufgabe („Proof of Work“), die über die EU-Schnittstelle api.eu.privatecaptcha.com abgewickelt wird. Dabei werden technisch bedingt Verbindungsdaten (insbesondere Ihre IP-Adresse, HTTP-Request-Daten und Netzwerkstatistiken), Umgebungsdaten (Software- und Gerätetyp sowie -version) sowie Funktions- und Nutzungsdaten an den Anbieter übermittelt.

Private Captcha arbeitet datenschutzfreundlich: Es werden keine Cookies gesetzt und kein geräteübergreifendes Tracking oder Profiling durchgeführt. Nach Angaben des Anbieters werden keine personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Ziffer 1 DSGVO erhoben; potenziell identifizierende Angaben wie IP-Adresse und Zeitstempel werden bei der Speicherung anonymisiert bzw. aggregiert.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der EU bzw. des EWR. Der Anbieter setzt hierfür ausschließlich in der EU/im EWR ansässige Unterauftragsverarbeiter ein (BunnyWay d.o.o., Slowenien – CDN; Hetzner Online GmbH, Deutschland; Scaleway S.A.S., Frankreich). Über den genutzten EU-Endpunkt findet keine Übermittlung in Drittstaaten statt; ergänzend sind Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) vereinbart.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb unserer Website und der über sie angebotenen Formulare und Funktionen sowie an der Abwehr von Spam und automatisiertem Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Da hierbei keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist eine Einwilligung nach § 25 TDDDG nicht erforderlich.

8. Testanruf

Auf unserer Website können Sie unseren KI-Telefonassistenten MediVoice in einem kostenlosen Testanruf ausprobieren. Dafür geben Sie Ihre Telefonnummer ein, und MediVoice ruft Sie an. Während des Anrufs können Sie uns zusätzlich Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen, wenn Sie eine persönliche Beratung wünschen. Diese Angabe ist freiwillig.

Fordern Sie einen Testanruf an, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, den Zeitpunkt des Anrufs und die Seite unserer Website, auf der Sie den Anruf angefordert haben. Vor dem Anruf prüfen wir mit Private Captcha, ob die Anfrage automatisiert erfolgt (siehe Ziffer 7). Rechtsgrundlage für den Testanruf ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Die Seite, auf der Sie den Anruf angefordert haben, nutzen wir, um auszuwerten, über welche Seiten Testanrufe zustande kommen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Damit eine Telefonnummer nicht beliebig oft angerufen werden kann, begrenzen wir die Zahl der Testanrufe je Nummer und Tag. Dafür speichern wir Ihre Telefonnummer und den Zeitpunkt jedes Anrufs in unserer Datenbank bei Amazon Web Services in Deutschland und löschen diese Einträge nach 30 Tagen automatisch. Zum selben Zweck und zur Fehleranalyse erfassen wir die Anforderung des Testanrufs und eine Kontaktanfrage mit Telefonnummer, gegebenenfalls E-Mail-Adresse und Seite in unseren Server-Logfiles, die wir ebenfalls nach 30 Tagen löschen (siehe Ziffer 3). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Missbrauch zu verhindern, Dritte vor wiederholten Anrufen zu schützen und Fehler zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Den Anruf führt MediVoice. Das Gespräch wird automatisiert in Textform transkribiert. Eine dauerhafte Speicherung von Audiodateien erfolgt nicht. Die Audioverarbeitung dient ausschließlich der kurzfristigen, flüchtigen Erstellung des Transkripts und erfolgt verschlüsselt. Verarbeitet werden dabei neben dem Transkript die Verbindungs- und Systemdaten (z.B. Rufnummer, Datum/Uhrzeit, Dauer des Anrufs, technische Logdaten). Das Transkript sowie die Verbindungs- und Systemdaten löschen wir spätestens nach 30 Tagen. Bitte nennen Sie im Testanruf keine echten Patientendaten.

Die Telefonverbindung stellt die reventix GmbH (Landhausstr. 22, 10717 Berlin) her. Die Transkription erfolgt in unserer Infrastruktur bei Amazon Web Services in Deutschland. Die Antworten des Assistenten erzeugt ein Sprachmodell von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland), das wir über dessen EU-Plattform nutzen. OpenAI speichert die Gesprächsinhalte dabei nicht und verwendet sie nicht zum Training.

Kommt der Anruf zustande, benachrichtigen wir unser Vertriebsteam über Slack (siehe Ziffer 5e). Nach dem Anruf liest unser Vertriebsteam das Transkript, um Sie persönlich beraten zu können. Haben Sie Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen, legen wir Ihre Anfrage mit E-Mail-Adresse, Telefonnummer und der Seite, auf der Sie den Testanruf angefordert haben, in unserem CRM-System HubSpot an (siehe Ziffer 5c), benachrichtigen unser Vertriebsteam erneut über Slack (siehe Ziffer 5e) und melden uns per E-Mail oder Telefon bei Ihnen. Für Speicherdauer und Rechtsgrundlagen gilt Ziffer 10 (Kontaktformular) entsprechend.

Haben Sie keine E-Mail-Adresse hinterlassen, rufen wir Sie gegebenenfalls unter der angegebenen Nummer zurück, um Ihre Fragen zu MediVoice zu beantworten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Interessenten unsere Produkte vorzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Widerspruchsrecht: Einem solchen Rückruf können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), zum Beispiel im Gespräch oder per E-Mail an datenschutz@mediform.io. Wir rufen Sie dann nicht mehr an.

Haben Sie Ihre Einwilligung für „Analyse“ bzw. „Werbung“ erteilt, melden wir die Anforderung eines Testanrufs zudem an Google Analytics bzw. als Conversion an Google Ads (siehe Ziffern 5a und 5b).

9. Test-Chat

Auf unserer Produktseite können Sie MediChat in einem Test-Chat ausprobieren. Er simuliert die Online-Rezeption einer Arztpraxis. Beim Aufruf dieser Seite lädt Ihr Browser das Chat-Widget von unserem Server medichat-client.medivoice.ai. Dabei verarbeiten wir Verbindungs- und Systemdaten (z.B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, technische Logdaten). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Ihnen den Test-Chat auf dieser Seite anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Öffnen Sie den Chat, verarbeiten wir zusätzlich Ihre Eingaben und den Chatverlauf. Den Chat führt MediChat in unserer Infrastruktur bei Amazon Web Services in Deutschland. Die Antworten des Assistenten erzeugt ein Sprachmodell von OpenAI, das wir über dessen EU-Plattform nutzen. OpenAI speichert die Chatinhalte dabei nicht und verwendet sie nicht zum Training. Den Chatverlauf sowie die Verbindungs- und Systemdaten löschen wir spätestens nach 30 Tagen. Bitte geben Sie im Test-Chat keine echten Patientendaten ein. Rechtsgrundlage für den Test-Chat ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Nach dem Test-Chat liest unser Vertriebsteam den Chatverlauf. Haben Sie im Test-Chat Kontaktdaten angegeben, etwa Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, melden wir uns gegebenenfalls telefonisch oder per E-Mail bei Ihnen, um Ihre Fragen zu MediChat zu beantworten. Rechtsgrundlage für beides ist unser berechtigtes Interesse, Interessenten unsere Produkte vorzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Speicherdauer der weiteren Kommunikation gilt Ziffer 12 entsprechend.

Widerspruchsrecht: Dieser Kontaktaufnahme können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), zum Beispiel im Gespräch oder per E-Mail an datenschutz@mediform.io. Wir kontaktieren Sie dann nicht mehr.

10. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Telefonnummer, Online-Buchungssystem, Praxisverwaltungssystem, Terminwunsch, Nachricht) sowie die Seite unserer Website, auf der Sie das Formular abgesendet haben. Diese Information nutzen wir, um auszuwerten, über welche Seiten Anfragen zustande kommen. Vor dem Absenden prüfen wir mit Private Captcha, ob die Anfrage automatisiert erfolgt (siehe Ziffer 7). Die Daten übermitteln wir zur Bearbeitung an unser CRM-System HubSpot (siehe Ziffern 5c und 14) und benachrichtigen unser Vertriebsteam über Slack (siehe Ziffer 5e); eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nicht. Nach Abschluss der Bearbeitung speichern wir Ihre Anfrage noch für zwei Jahre, um Rückfragen beantworten und die Kommunikation nachweisen zu können; danach werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erfordern. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) und lit. f (Auswertung, über welche Seiten Anfragen zustande kommen, sowie anschließende Speicherung aufgrund unseres berechtigten Interesses).

11. Newsletter

Für den Empfang unseres Newsletters benötigen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung. Es gilt das Double-Opt-In-Verfahren. Die Verarbeitung und statistische Auswertung (z.B. Öffnungsraten, Klickverhalten) erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

12. Generelle Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Ihre Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Diese Daten speichern wir für zwei Jahre nach Abschluss der Bearbeitung, um Rückfragen beantworten und die Kommunikation nachweisen zu können; danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erfordern. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) und lit. f (anschließende Speicherung aufgrund unseres berechtigten Interesses).

13. Content-Management-System und Bildauslieferung

Die Texte und Bilder unserer Website verwalten wir in dem Content-Management-System Storyblok. Anbieter ist die Storyblok GmbH, Peter-Behrens-Platz 2, 4020 Linz, Österreich. Unser Storyblok-Konto wird in der EU-Region betrieben. Die Texte ruft unser Server von Storyblok ab; dabei werden keine Daten von Ihnen an Storyblok übermittelt.

Bilder, etwa die Beitragsbilder im Blog oder die Fotos zu Kundenstimmen, lädt Ihr Browser dagegen direkt vom Server a.storyblok.com. Dabei werden technisch bedingt Verbindungsdaten an Storyblok übermittelt: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, die abgerufene Bilddatei, Ihr Browser und Betriebssystem sowie die Angabe, dass der Abruf von unserer Website ausgeht. Diese Daten sind erforderlich, um die Bilder an Ihren Browser auszuliefern. Storyblok setzt dabei keine Cookies und speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät; eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist daher nicht erforderlich.

Storyblok liefert die Bilder über ein Content-Delivery-Netzwerk der Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg, aus. Eine Übermittlung in die USA kann dabei nicht ausgeschlossen werden; Amazon Web Services ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert (siehe auch Ziffer 15).

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und zuverlässigen Auslieferung der Bilder unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit der Storyblok GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO (siehe Ziffer 14).

14. Auftragsverarbeitung

Wir setzen externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Es bestehen Verträge gem. Art. 28 DSGVO mit:

• Amazon Web Services EMEA SARL (Hosting)
• Functional Software Inc. (Sentry)
• Google Ireland Limited
• Google LLC
• Grafana Labs Ireland Limited und Raintank, Inc. (Logdateien)
• HubSpot Germany GmbH (CRM)
• Intmaker OÜ (Private Captcha)
• OpenAI Ireland Ltd (Sprachmodell in Testanruf und Test-Chat)
• reventix GmbH (Telefonie im Testanruf)
• Slack Technologies Limited (interne Benachrichtigung über Anfragen)
• Storyblok GmbH (Content-Management-System und Bildauslieferung)

Google Ireland Limited und Google LLC handeln bei der Webanalyse mit Google Analytics (Ziffer 5a) als Auftragsverarbeiter; beim Conversion-Tracking und Remarketing über Google Ads (Ziffer 5b) verarbeitet Google personenbezogene Daten teilweise als eigenständiger Verantwortlicher.

Die Dienstleister wurden sorgfältig ausgewählt, vertraglich verpflichtet und werden regelmäßig kontrolliert.

15. Übermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittstaaten (z.B. USA) kann im Rahmen der Nutzung der oben genannten Tools erfolgen. In solchen Fällen greifen wir auf geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) zurück. Zudem kann es bei Supportanfragen zu Zugriffen durch Dienstleister in Drittstaaten kommen.

16. Empfänger personenbezogener Daten

Empfänger personenbezogener Daten sind die unter Punkt 14 genannten Dienstleister.

17. Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

18. Rechte der Nutzer und Betroffenen

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

19. Datensicherheit

Unsere Website nutzt SSL-Verschlüsselung, um Ihre Daten bei der Übertragung zu schützen.

20. Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig (Stand: November 2026). Wir behalten uns vor, sie jederzeit zu ändern. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer Website (https://mediform.io/datenschutz).