MediVoice – Prozesse für Ihre Arztpraxis effektiv gestalten

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Die Einführung eines innovativen Systems wie MediVoice, dem autonomen Telefonassistenten für Arztpraxen, ist ein spannender Schritt in Richtung Digitalisierung. Es ist verständlich, dass damit auch hohe Erwartungen an Prozessveränderungen einhergehen. In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen auf Basis unserer bisherigen Erfahrungen einige Tipps geben, wie Sie diese Herausforderung erfolgreich meistern können.

Zunächst ist es wichtig, zwischen unbedingt notwendigen (“Grundanpassungen”) und darüber hinausgehenden Prozessanpassungen (“Zusatzanpassungen”) zu unterscheiden. Grundanpassungen sind jene, die direkt mit der Einführung von MediVoice verbunden sind. Nehmen wir als Beispiel eine Praxis, die bisher eine rein durch das Praxisteam besetzte Telefonsprechstunde hatte. Während der Einführung von MediVoice muss nun geklärt werden, wie mit dokumentierten und aufbereiteten Anrufen umgegangen wird, die beispielsweise Aufträge beinhalten. Hier bietet MediVoice einfache und flexible Möglichkeiten, um einen solchen Prozess zu definieren. So können beispielsweise flexibel Labels in unterschiedlichen Farben und Beschriftungen erstellt und als Markierung von Anrufen verwendet werden. Damit kann nahezu jeder beliebige Prozess zur Bearbeitung unterstützt werden.

Zusatzanpassungen sind oft auf einen Bedarf zurückzuführen, der sich schon seit einiger Zeit angestaut hat. Vielleicht möchten Sie beispielsweise schon länger Ihre Struktur der Terminarten verändern, inklusive aller damit verbundenen Aspekte wie die Anpassung von Abhängigkeiten, die Planung von Ressourcen und vieles mehr. Grundsätzlich spricht nichts dagegen, auch auch solche Zusatzanpassungen im Kontext der Systemeinführung vorzunehmen.

Allerdings zeigt unsere Erfahrung, dass die Komplexität der Einführung steigt und damit auch häufig ein höheres Fehlerpotential verbunden ist. Es kann schnell passieren, dass nur ein Teil der notwendigen Veränderungen durchgeführt wird, wodurch Inkonsistenzen im Prozess entstehen. Das Ergebnis ist dann oft das Gegenteil von dem, was man eigentlich erreichen möchte: Mehr Aufwand und mehr Fehler.

Unser Tipp: Entkoppeln Sie die Prozessveränderungen. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die zwingend notwendigen Veränderungen und nehmen Sie weitere Anpassungen erst vor, wenn der Prozess in Verbindung mit MediVoice reibungslos läuft. Auf diese Weise reduzieren Sie die Komplexität, minimieren Fehler und kommen schneller zum gewünschten Ergebnis.