Digitale Anamnese - Zwei kritische Erfolgsfaktoren für den effektiven Einsatz

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Die Digitalisierung im Gesundheitswesen hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Eine feste Größe dabei ist die Einführung der digitalen Anamnese bzw. der digitalen Patientenaufnahme in Arztpraxen.

Dabei können Patienten ihre medizinischen Daten wie die Krankheitsgeschichte, Beschwerden oder Anliegen bequem auf einem digitalen Endgerät von zu Hause oder in der Praxis erfassen. Neben den medizinischen Daten können auch administrative Vorgänge wie die Einwilligungserklärung zur DSGVO, Entbindungen von der Schweigepflicht oder auch Aufklärungen und Einwilligungen rechtssicher abgebildet werden.

Im Gegensatz zu Papierfragebögen, bietet die digitale Anamnese verschiedene Vorteile: Zum einen können Patienten zu einem Zeitpunkt ihrer Wahl bequem die Daten zu Hause erfassen und dort auch auf mehrere Informationsquellen, wie abgelegte Arztbriefe oder Allergietests, zurückgreifen. Dadurch wird in der Regel die Qualität der erhobenen Daten verbessert, was auch den Ärzten bei der Planung des Termins zugutekommt. Zum anderen werden auch die Prozesse in der Arztpraxis verschlankt und es verbleibt mehr Zeit für die Patienten, da administrative Aufgaben aus dem Praxisalltag ausgelagert werden.

Damit sich diese Vorteile beim Einsatz der digitalen Anamnese auch praktisch niederschlagen, sind einige kritische Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen. Mediform verfügt in diesem noch recht jungen Umfeld bereits über eine mehrjährige Erfahrung. Basierend auf unseren bestehenden Kundenbeziehungen, Marktumfragen, Gesprächen und Analysen haben wir die beiden folgenden Erfolgsfaktoren identifiziert:

Hoher Anteil an Remote-Einreichungen

Die digitale Anamnese kann sowohl remote von zu Hause als auch in der Arztpraxis durchgeführt werden. Zu Hause haben Patienten den unmittelbaren Zugang zu ihren abgelegten medizinischen Dokumenten und können sich in der Regel für das Ausfüllen der Erhebungen mehr Zeit lassen und auch Rat aus Ihrem Umfeld einholen. Dadurch steigt in der Regel die Qualität der erhobenen Informationen im Vergleich zu medizinischen Erhebungen, welche in der Praxis ausgefüllt werden. Daneben wird der Arbeitsablauf in der Praxis effizienter, wenn Patienten ihre Anamnese bereits zu Hause durchgeführt haben, da mehr Arbeitsschritte des Praxisteams vor Ort wegfallen.

Daraus kann man direkt ableiten, dass je höher der Anteil an Remote-Einreichungen ist, desto angenehmer ist es für die Patienten und desto reibungsloser sind die Abläufe in der Praxis. Wie kann man also den Anteil der Remote-Einreichungen erhöhen? Aus unserer Erfahrung heraus sind folgende Aspekte entscheidend:

Insgesamt darf es für den Patienten über den gesamten Prozess vom Empfang der Unterlagen über das Ausfüllen der Bögen bis zum Zurücksenden an die Praxis keine großen Hürden geben - der Ablauf muss intuitiv und klar verständlich sein.

Dabei hat sich die unmittelbare Verknüpfung der Digitalen Anamnese mit der Online-Terminbuchung als besonders effektiv erwiesen. In diesem Zusammenhang erhält der Patient mit der Terminerinnerung einen Link auf den für die jeweilige Terminart relevanten Erhebungsbogen, verbunden mit einer freundlichen Bitte diesen vorab auszufüllen. Dadurch sind Termin und die dazugehörigen “Hausaufgaben” direkt miteinander verknüpft und der Patient ist von Anfang an in den Vorgang mit eingebunden. Die Erinnerung kurz vor dem Termin dient dabei als aktiver Anstoß für die Patienten, wodurch auch die Wahrscheinlichkeit reduziert wird, dass Patienten einfach nicht erscheinen (sogenannte No-Shows).

Ein weiteres Ziel ist die Reduzierung der Abbruchquoten beim Ausfüllen der Erhebungsbögen. Dabei spielt die Gestaltung und die Präsentation der Bögen eine wichtige Rolle, wobei die Grundsätze “Weniger ist mehr” und “Übersichtlichkeit vor Schnelligkeit” beachtet werden sollten. Eine hierarchische Fragestruktur ermöglicht es, die Komplexität zu reduzieren. Dabei werden Folgefragen nur dann angezeigt, wenn für die übergeordnete Frage eine Indikation vorliegt. Bei der Präsentation der Fragen sollten Fragen im besten Fall einzeln oder in kleinen Gruppen auf einer Bildschirmseite angezeigt werden, um den Fokus der Patienten aufrecht zu erhalten. Das gilt insbesondere für älteren Patienten.

Effektive Integration in den Praxisbetrieb

Eine reibungslose Integration der digitalen Anamnese in den Praxisbetrieb ist entscheidend, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen. Denn je besser die digitale Anamnese in die Praxisprozesse integriert ist, desto effizienter und zeitsparender wird der Ablauf gestaltet, da das Praxispersonal weniger manuelle Arbeitsschritte ausführen muss.

Ein typischer Prozess, bei dem die digitale Anamnese eingesetzt wird, beginnt damit, dass ein Patient einen Termin bucht. Anschließend füllt der Patient die Anamnese oder andere Dokumente zur Patientenaufklärung digital aus. Bei der Beratung oder Behandlung des Patienten werden diese eingereichten Dokumente herangezogen, um eine bestmögliche Versorgung zu gewährleisten. Sobald die Behandlung abgeschlossen ist, werden die Dokumente archiviert. Rechtssichere digitale Signaturen können optional während des gesamten Prozess eingeplant werden.

In der Regel besteht also eine enge Verbindung zwischen einem konkreten Termin und einer spezifischen Anamnese oder anderen Aufklärungsdokumenten. Durch eine enge Integration in den Praxiskalender erhöht sich die Effizienz, da das Praxisteam die Dokumente schnell auffinden und im in den richtigen Kontext einordnen kann. Im Idealfall erfolgt eine automatische Verknüpfung mit dem Termin bereits bei Einreichung der Anamnese, um den Prozess noch weiter zu optimieren.

Im weiteren Verlauf des Prozesses spielt es eine zentrale Rolle, dass der Arzt die Patientenaufklärung auf einem Tablet vor sich hat. Im Vergleich zur Präsentation der Unterlagen auf einem stationären PC steigert dies die Flexibilität und lenkt die Aufmerksamkeit des Arztes auf den Patienten, da ein Tablet leichtgewichtiger ist. Mit Hilfe des Tablets können Anpassungen während des Patientengesprächs dynamisch vorgenommen werden, um so eine bestmögliche Versorgung zu gewährleisten. Zudem eignet sich das Tablet ideal zur Aufnahme erweiterter digitaler Signaturen sowohl durch den Arzt als auch durch den Patienten, um eine rechtssichere Dokumentation zu gewährleisten. Abschließend ist es wichtig, dass das (digital unterschriebene) Dokument einfach im Praxisverwaltungssystem am Patientenstamm archiviert werden kann, damit es bei Bedarf wieder effizient aufgefunden werden kann.

Fazit

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen ist auf dem Vormarsch und die Einführung der digitalen Anamnese in Arztpraxen trägt dazu bei, die medizinischen und administrativen Prozesse zu verbessern. Die Vorteile für die Patienten sind erheblich, da sie ihre medizinischen Daten bequem von zu Hause aus oder in der Praxis auf einem digitalen Endgerät erfassen können. Auch die Arztpraxis profitiert von der Digitalisierung, da administrative Aufgaben aus dem Praxisalltag ausgelagert werden und dadurch mehr Zeit für die Patienten bleibt. Um den effektiven Einsatz der digitalen Anamnese zu gewährleisten, sind im Wesentlichen zwei kritische Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen: ein hoher Anteil an Remote-Einreichungen und eine effektive Integration in die Praxisabläufe. Die Verknüpfung der digitalen Anamnese mit der (Online-)Terminbuchung hat sich als besonders effektiv erwiesen, um den Anteil der Remote-Einreichungen zu erhöhen. Insgesamt wird die Digitalisierung des Gesundheitswesens auch in Zukunft an Bedeutung gewinnen und die Patientenversorgung weiter verbessern.